Dónde guardo mis contratos

En Docxpresso pasamos mucho tiempo con los líderes de departamento y los miembros de su equipo encargados de llevar un registro de los contratos y, lo que es más importante, los términos de esos contratos. Los equipos afectados incluyen Finanzas, Operaciones Legales / Legales, Adquisiciones, Recursos Humanos, éxito del Cliente y TI, y las soluciones van desde incipientes hasta más avanzadas según las variables que incluyen el tamaño de la empresa, la cultura, el entorno regulatorio y otros riesgos percibidos que enfrenta su industria.

Los tipos de soluciones implementadas es amplio y, en general, se divide en tres categorías principales que compartimos a continuación.

También hay un perfil de riesgo y costo que acompaña a cada punto en el continuo, a veces entendido por sus partes interesadas, pero a menudo no.

Los riesgos están relacionados con las posibilidades de que ocurra un fenómeno como el siguiente:

i) un contrato de proveedor se renueva automáticamente, cuando prefieres rescindirlo
ii) pierde un cliente porque no entró en las discusiones de renovación lo suficientemente pronto
iii) no cumple con los requisitos, o no pasa una auditoría, porque no tenía un control sobre las leyes o regulaciones

Cuanto más sofisticado sea su enfoque para administrar contratos y términos, menor será su riesgo.

Los costes por otro lado están relacionados con:

i) las ineficiencias de la administración de contratos y términos cuando no tiene un sistema implementado; estos costos son compensados ??por:
ii) licencias de software y costos de mano de obra para mantener estos sistemas, la mayoría de los cuales son bastante poco sofisticados y sobre los cuales hablaremos más a continuación.

Así es como lo desglosamos por categoría.

Guardo mis contratos, enterrados en el correo electrónico:

Más común con las empresas más pequeñas, pero no sin precedentes en las organizaciones más grandes. En este escenario no hay un programa formalizado para gestionar contratos o términos. Los contratos se almacenan en el correo electrónico, y los líderes de negocios o departamentos generalmente son responsables de administrar las fechas de terminación o renovación y otros términos.

Los riesgos son muy altos: no hay medios confiables o escalables para conocer las fechas clave próximas, los requisitos que puede o no haber cumplido, u otros términos que requieren atención. En un mundo de ganadores y perdedores, las compañías que siguen sus contratos y términos en las carpetas de correo electrónico a menudo están en el lado perdedor de la ecuación.

Con respecto a los costos: los costos de software son mínimos, pero los costos de mantenerse al día pueden ser altos debido al esfuerzo requerido para rastrear un contrato en toda la organización que puede requerir numerosos correos electrónicos, seguidos por actividades intensivas manuales de hojear la página de contratos por página para localizar los términos clave.

Guardo mis contratos en carpetas, almacenados en un disco duro

Las empresas a menudo adoptan un sistema de almacenamiento electrónico basado en unidades para contratos una vez que alcanzan un cierto tamaño y nivel de crecimiento, típicamente en el rango de 50 personas. Los sistemas de unidades más comunes incluyen Google Drive, Box, DropBox o un servidor interno propio. Algunas empresas están utilizando servicios de firma electrónica como Docusign como su repositorio de contratos. Muchas veces, una empresa tendrá un alias de correo electrónico donde los empleados enviarán los contratos completados, y el personal en funciones legales o financieras archivará los documentos. El acceso generalmente se limita al personal legal y financiero, a menos que se realice una solicitud para un contrato determinado.

Aunque no es sofisticado, este enfoque es un gran paso adelante en la reducción del riesgo, ya que la compañía mitiga su dependencia de las prácticas organizativas de cualquier empleado individual. Sin embargo, los niveles de riesgo siguen siendo altos, ya que el enfoque aún carece de la capacidad de identificar fácilmente los términos antes de que sea demasiado tarde o sin una participación manual considerable.

Con respecto a los costos, los costos de software de este enfoque son bajos, aunque los costos de mantenimiento diarios son moderados a altos, ya que se requiere un esfuerzo significativo para revisar los contratos por términos detallados, como cuando hay una auditoría, reconocimiento de ingresos o cambio de cumplimiento , o la necesidad de investigar contratos particulares sobre una base única.

Almacenado en CRM

Muchas compañías están almacenando contratos de clientes en CRM como Salesforce.com o Microsoft Dynamics, adjuntando el contrato como un archivo al registro de la cuenta. En algunos casos, las compañías rastrearán ciertos términos generados por el módulo de "cotización de efectivo" de su CRM, que incorpora los términos en la base de datos durante el proceso de transacción. En algunos casos, las compañías harán que los miembros del personal ingresen manualmente términos clave como fechas de renovación o precios en el CRM, lo que les permite crear informes o alertas personalizados. Algunas compañías usan CRM para almacenar y rastrear los términos relacionados con los contratos de los proveedores, y requieren la entrada manual de los términos.