Además necesitas que todos tus invitados reciban una atención y soporte de primera.
Te vamos a explicar como una página web con WordPress y WhatsApp te puedo ayudar a gestionar mejor el evento.
Una página web con WordPress te permite crear un registro muy sencillo de invitados. Y puedes hacer que todos los asistentes tengan que crear una ficha en tu página web. Si ya tienes la lista de invitados sencillamente la puedes cargar en tu página web de WordPress y todos los invitados ya tendrán un perfil en la página web. No olvides pedir a todos tus invitados su número móvil.
Esto será esencial para poder dar luego un soporte a través de WhatsApp a todos tus invitados.
Llegan los días previos al evento
Tus invitados necesitan conocer la agenda, cómo llegar, donde comer, donde dormir. Existen muchos aspectos de logística que tus invitados necesitan conocer. Si no quieres morir con miles de correos a los que responder, tienes que crear la página web de tu evento, y dar soporte directo a través de WhatsApp. Porque el WhatsApp es la mejor herramienta para este tipo de soporte.
WhatsApp tiene dos cosas que son muy buenas. La inmediatez y las notificaciones. El correo para todos no supone un canal que está ya sobresaturada. El e-mail se ha convertido en lo que antes era el correo tradicional. Si quieres en un evento la gente está coordinada y tus invitados bien atendidos, usa WhatsApp.
En los momentos previos al evento enfoca tus energías en comunicar todos los aspectos logísticos de la forma más sencilla. Indica claramente a tus invitados cómo llegar que tienen que hacer y donde dormir.
Siempre es bueno añadir algún aspecto lúdico en torno al evento. Puede ser un pequeño quizz, algún Video de bienvenida de los fundadores, o permitir a los asistentes enviar comentarios y sugerencias.
Llega el día del evento
A partir de este momento tienes que poner todas tus energías en atender bien a tus clientes y asistentes. WhatsApp te va a permitir que los asistentes te pueden enviar sus dudas y comentarios de una forma sencilla. Estando en un evento lo más probable es que no tenga su ordenador a mano.
Con el teléfono usar WhatsApp es muy sencillo. Enviar dudas, consultas, pérdidas de objetos, cualquier gestión con WhatsApp se va a simplificar de una manera muy sencilla. No lo dudes a la hora de gestionar un evento crea un grupo de WhatsApp con los asistentes y gestiona sus dudas y consultas de una forma centralizada. Compartir fotos, vídeos, documentos, cualquier cosa va a ser mucho más sencillo y rápido a través de WhatsApp.
Por otro lado vas a crear mayor sensación de pertenencia a ese grupo que has unido en este evento. Tu objetivo número uno con este evento es crear una pequeña comunidad. WhatsApp te va ayudar a conseguirla. Finalmente durante el evento podrás enviar actualizaciones al grupo de una forma muy sencilla.
Llega el final del evento
Más fotos de despedida, vídeos, resúmenes, conclusiones, cierre de la agenda. La web te va a servir como repositorio de todos los contenidos generados. WhatsApp te va a permitir que sea el canal para comunicar y actualizar a todos los usuarios de las acciones realizadas durante el evento.
Olvida el correo, WhatsApp va a ser tu mejor aliado para que los mensajes lleguen de una forma directa e inmediata a todos tus participantes.