Estos contratos se deben materializar en un formato rígido donde todo esté recogido en un único documento.
¿Cómo agilizas estos procesos dentro de un sistema digital?
Los procesos digitales y la gestión de documentos suelen colisionar frente a frente. Por un lado tenemos sistemas dinámicos donde todo se actualiza en tiempo real y nada se encapsula lo cual nos deja expuestos a cambios en las condiciones que no podemos controlar. Es decir en ciertos sectores, necesitamos en algún momento poder tener en nuestras manos un documento cerrado donde se exponga que hemos contratado.
Por otro lado, la gestión documental "cerrada" (PDFs por lo general) son todo lo contrario a una gestión digital de contenidos.
Este encuentro entre el mundo de la gestión documental y la gestión web deben convivir en formatos ágiles y gestionables.
Gestión de altas en universidades
El otro día, una empresa que se dedica a la venta de CRMS para universidades, se veía en el dilema de poder gestionar el envío de los documentos cerrados a los alumnos una vez estos formalizan sus altas en la Universidad. Es decir, como puedes una ver formalizada el alta del alumno, enviarle un documento completo con sus datos en el que pueda firmar sin tener que pasar por un proceso manual, offline.
En otro caso, una empresa de desarrollo de ecommerce necesitaba gestionar las facturas y albaranes desde un sistema cerrado. Si vendes productos físicos, no pasa nada, pero ¿qué ocurre si dentro de tus productos a la venta hay servicios (mantenimiento, seguros, revisión médica, cursos online)? En esos casos tienes que facilitar al cliente una copia que pueda recepcionar, firmar y enviar de vuelta.
Consolidar la información, el momento de la verdad
Los usuarios visitan tu web, se informan, te llaman, quizás te piden una prueba pero llega el momento de la verdad, el momento en el que tienen que darse de alta y firmar un contrato. La firma de un contrato sigue siendo un momento muy complejo para todas las empresas digitales.
El salto de la web al mundo físico con envío postales de por medio suele terminar en un punto muerto. La firma digital sigue siendo un mito que no termina de materializarse.
La firma
Un sistema de firma digital más sencillo, directamente en el documento que se consolida, asegurando la recepción del documento por parte del usuario bajo una cuenta de correo validada debería ser suficiente para la mayoría de los casos.
Es decir, no necesitamos meter al usuario en un ciclo infinito de sistemas de validación de su identidad cuando entre el pago con tarjeta o transferencia, su correo o teléfono y una firma validando el contrato debería ser más que suficiente como sistemas de autenticación.
Con estos elementos desarrollados, ya podemos pasar a un sistema donde un contrato pasa de ser un documento que nos bloquea el proceso de compra a un sistema donde el usuario rellena sus datos, valida sobre un documento completo que puede leer, firma y envía de vuelta.