Los elementos esenciales de los contratos que pueden ayudar a crear una situación de beneficio mutuo entre compradores y vendedores.
- El alcance del proyecto debe estar claramente definido e incluir la duración del proyecto
- Los plazos / hitos del proyecto
- La definición / formato de los entregables
- Las suposiciones y restricciones
- Indicadores de desempeño y la presentación de informes del desempeño
- Los criterios de aceptación
- y los elementos no incluidos en el alcance, como roles y responsabilidades.
Dividir los proyectos en fases también puede ayudar a crear proyectos que son buenos para todos porque permite a ambas partes evaluar la situación y determinar si las cosas van por buen camino y si el alcance aún está dentro de la definición.
Una ventaja es que al cerrar una fase antes de comenzar la siguiente, hay menos riesgo para cada parte. El pago del contrato también podría estar vinculado a la finalización de las fases. Proporciona al comprador la flexibilidad de cambiar potencialmente de proveedor al final de una fase o incluso finalizar el proyecto en función de los resultados de una fase específica.
Crear prototipos para valorar el proyecto
La creación de prototipos y muestras también ofrece la ventaja de la aceptación del cliente antes de continuar con el trabajo. El uso de las mejores prácticas, como un proceso unificado o el proceso de desarrollo iterativo, también puede ayudar a crear un proyecto de éxito.
Puntos de revisión del proyecto
Los puntos de revisión de proyectos y las revisiones también ayudan a crear proyectos de éxito. Determine el programa de revisión / revisión del cliente por fases y / o hitos. Determinar el proceso y el cronograma acordados de supervisión y presentación de informes del desempeño, así como los criterios de aceptación de fase y proyecto.
Los responsables del proyecto
Otro factor importante para el éxito es la determinación de los recursos y el apoyo del proyecto. ¿Quién va a proporcionar información y equipamiento? ¿Quién es el representante del cliente o el director del proyecto responsable de autorizar y aprobar la finalización de la fase y los hitos? Determine la disponibilidad de expertos en la materia y la disponibilidad de otros recursos del cliente, así como el equipo e instalaciones y cualquier información que necesite el cliente. Debe ser claro sobre quién proporcionará el equipamiento. Asegúrese de que la información requerida esté disponible según sea necesario de manera oportuna para evitar sobrecostos y horarios.
Terminar el contrato
La terminación del proyecto es otro tema que debe abordarse en los contratos. Debe haber un acuerdo mutuo con respecto a la terminación del proyecto: se deben establecer las responsabilidades de terminación de cada parte, así como la propiedad del producto (trabajo por contrato), el desarrollo de la documentación de lecciones aprendidas y los procedimientos de firma y cierre del contrato. Se deben responder otras preguntas, tales como: ¿Puede cualquiera de las partes rescindir el proyecto? ¿Con o sin aviso? ¿Habrá sanciones por la terminación anticipada? ¿Qué pasa con el arbitraje en el caso de una demanda?
Otras consideraciones contractuales que no están cubiertas en esta presentación incluye acuerdos de confidencialidad, acuerdos de no divulgación, trabajo por contrato, acuerdos de no competencia, resolución de disputas / arbitraje, supuestos y restricciones, conflictos de interés, leyes vigentes y adherencia a las políticas organizacionales corporativas.