1. Crea un "asunto" con sentido. Procura sintetizar el contenido o la acción que esperas que se genere
"Actualizaremos Los Datos Mañana – Enviar confirmación", "Novedades sobre la empresa", "Necesitamos cambiar el contenido – Jueves Reunión".
Subjects o asuntos con contenido hacen mas fácil escanear el correo recibido. Un "asunto" con sentido hace que el mail llame la atención y sea leído con la dedicación necesaria.
Evita solo "responder" al mail y procura responder dentro del subject. "Tengo lo que buscas. Re: Busco objeto perdido".
En la actualidad con la mensajería instantánea los emails breves casi que han pasado a la historia. Se usa wassaup o chats. El email debe ser más operativo y claro para que sea relevante.
2. Una idea por párrafo y párrafos cortos. Evita las malas interpretaciones.
Crea párrafos sencillos (1 o 2 lineas) y procura separar uno de otro con una linea en blanco entre medias. Solo puntos y aparte no ayudan a leer de forma mas rápida.
Pon una idea por párrafo y procura explicarlo de forma clara. Que ocurre, quien, cuando, como y respuesta necesaria. La respuesta debe incluir un cuando y un cuanto, de lo contrario puede ser que no se genere acción.
Usando mayúsculas correctamente también se ayuda a hacer una lectura mas ágil. Evita el uso de minúsculas o mayúsculas para todo.
Procura no hacer juegos de palabras o "suposiciones". La gente suele leer el mail "esperando lo peor" o "suponiendo una entonación" en tus palabras. Cuanto más neutro y directo menor es el riesgo de crear malas interpretaciones.
3. Si envías enlaces procura incluir el "http://". Si el enlace es largo, procura advertirlo ya que se pueden cortar por el camino.
Si escribes una URL, debes incluir el "http://", ya que no todos los programas de correo reconoces direcciones web solo por empezar con "www.".
Si copias y pegas una URL de la barra del navegador y es muy larga, puede ser que se corte por el camino. Procura indicar de alguna forma donde empieza y donde acaba la URL que estas mandando. Comenta que si al pinchar no aparece la pagina, que copien y peguen la totalidad de la dirección.
Si ves que es un problema, incluye la dirección de la portada (www.amazon.com por ejemplo) y alguna referencia para usar en el buscador. El nombre, el titulo, referencias. Comprueba que funciona antes de enviarlo, puede ser que los resultados del site sean confusos o múltiples.
4. Procura responder en un plazo de 24 horas.
El principal problema del correo electrónico es tomar en serio su importancia. Se le debe dar la misma importancia que al teléfono si es ofrecido como medio de comunicación. Muchas empresas ofrecen en su pagina web direcciones de correo como forma de contacto ofreciendo poca o nula respuesta a los mails que llegan por esta vía.
Si no se disponen de recursos para ello, mejor no ofrecer un mail y ofrecer métodos más tradicionales como el teléfono o dirección postal. Se debe tener en cuenta a los clientes internacionales para adecuar el formato de la información.
Como alternativas para recoger datos de nuestros usuarios se pueden ofrecer encuestas o formularios de tal forma que se automatice el recoger y procesar la información.
Si usas encuestas o formularios de contacto, procura que sigan la LOPD o política de protección de datos.
5. Los "attachments" deben ser ligeros, compatibles y se debe comentar el contenido en el mail. Si se distribuye en grupo numeroso, mejor subir el documento a un servidor y mandar un enlace al documento en el mail.
En los documentos procura enviar solo las páginas que hacen falta y evita el incluir imágenes pesadas.
En documentos tipo gráficos, el principal problema es la visualización en ordenadores que no tienen el programas de diseño.
Evita enviar el documento en crudo y procura meterlo dentro de un HTML para asegurarte que lo vera en el navegador. Si el documento a revisar es grande (tipo trabajos de imprenta), envía algún thumbnail para que se pueda hacer una idea y el documento en tamaño real para revisar detalles.
Evita el enviar cualquier otro formato que no sea JPG o GIF. En cualquier otro documento, procura comentar el formato, asegurarte de que los receptores tiene el programa para visualizarlo o en su defecto enviar alguna dirección de descarga de visualizadores. El uso de PDFs es muy útil en los attachments.
Puedes usar este servicio gratuito que te permite recibir un aviso cuando tu fichero se ha descargado de tu correo. Actualmente funciona para documentos de Word, ODT y Excel.
6. Evita introducir formato en tu mail (colores, fuentes…). Algunos programas pueden no entenderlo.
Algunos usuarios de correo introducen preferencias en el estilo de su mail. Si bien dentro de su programa de correo puede verse bien, en otros programas puede dar lugar a "malas interpretaciones".
Sobre todo en el uso de mails de empresa, evita el usar colores y fuentes que no sean las "por defecto". Un mail amigable puede generar menos acción que uno "normal".
7. Si haces un forward, procura "copiar y pegar" el trozo de interés comentando que hacer al respecto.
En algunas ocasiones se reciben forwards con el texto "tu te encargas". Ante esto el usuario debe descifrar, del forward, el contenido de la conversación entre 2 personas y la tarea a realizar.
Mejor copiar y pegar la parte de interés y procurar ofrecer algún dato sobre que ha pasado, que se ha acordado y que se espera como respuesta.
De igual forma, puede ser de utilidad en las respuestas copiar y pegar las partes de texto replicadas. Hay gente que accede a su cuenta de correo de forma esporádica y puede ser que hayan olvidado el contenido del mail.