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5 Tendencias en Gestión Documental: Conoce tu contenido

19-07-2015 - Cesar Martin

Resumen: El sector de la gestión de documentos está siempre cambiando y muchas empresas todavía están trabajando con archivos de papel, pero todavía vemos un montón de grandes oportunidad para que la tecnología juege un papel importante en la mejora de la eficiencia y el aumento de los ingresos.

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El universo digital no tiene en cuenta todos los contenidos de una organización. Como resultado, estamos viendo que las organizaciones son cada vez más conscientes de todo su contenido, y están aprendiendo a manejarlo; pasar de pensar que el contenido es un activo, a pensar en el contenido es conocimiento, inteligencia, valor.

Si bien puede ser fácil buscar a través de archivos digitales, una vez encontrado qué hacer cuando encuentre el archivo - si logras encontrarlo? Puedes abrirla? Puede que otros? Puedes hacerlo tú? Se le permite?

Este año la tendencia está centrada en temas como el control del contenido, el ciclo de vida del documento y la gobernancia de los mismos.

Importancia de la gestión de la información

Eliminación de datos defendible - la eliminación segura de los archivos que ya no son necesarios para el cumplimiento o propósitos comerciales en curso - será un tema central en las organizaciones que tratan de frenar sus costos de almacenamiento y la gestión de sus riesgos y responsabilidades. Una vez más, vemos aumento en los litigios, y es normal que empresas grandes sufran un impacto financiero por la exposición de sus archivos o por la incapadidad de recuperarlos.

Big Data se hace pequeña

Con el contenido en repositorios de documentos, por ejemplo, hay una gran cantidad de desafíos con la exposición de los metadatos y propiedades con el fin de analizar los datos, y en algunos casos, la gran cantidad de formatos y matices en la presentación hacen que la información no analizable.

Las organizaciones buscan hacer grandes datos "reales". En lugar de intentar abarcarlos todo, el desbloqueo de TODA la información a través de toda la empresa por arte de magia, las organizaciones se desplazarán hacia soluciones analíticas específicas de procesos. Se debe invertir en herramientas para ayudarles a automatizar procesos de alto valor, a menudo en el back-end.

Archivado como corriente principal

Las empresas han estado convirtiendo los documentos en papel a formato electrónico para la retención a largo plazo desde hace algún tiempo, y no hay final a la vista. A menudo, el formato de elección ha sido TIFF, que tiene archivos de gran tamaño y no es un texto de búsqueda. El estándar PDF / A es significativamente más robusto, y con el lanzamiento de PDF / A-3 y la capacidad de incorporar archivos de origen, así como cosas como el vídeo, habrá una absorción importante de este formato. Mientras NARA ha estado en un segundo plano en los EE.UU., en 2015 poco a poco va a ganar más fuerza con, podemos predecir, al menos un departamento gubernamental conseguir en gran agua caliente con la actual administración.

Tecnologías relacionadas, como la compresión MRC, auto-clasificación, análisis ROT y la deduplicación, junto con cada vez menores costos de hardware, y una serie de opciones de almacenamiento en la nube, permitirán a las organizaciones para conseguir serio sobre el archivo y hacerlo más eficaz, eficiente, y dentro de las limitaciones presupuestarias.

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