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La gestión de documentos en entornos de trabajo

29-06-2015 - Cesar Martin

Resumen: La gestión documental es una barrera que cada vez se vuelve más alta. Los documentos (en el sentido amplio de la palabra) son el centro de muchas empresas y personas. Documentos que en su gran mayoría se originan desde Office y acaban siendo la base de muchos proyectos, negocios, ideas. Una correcta gestión documental es clave para que una empresa no se vea sometida a un proceso manual y local de gestión del conocimiento.

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Gestión de documentos = gestión del conocimiento

Gestionar documentos es lo mismo que gestionar el conocimiento de tu empresa. Si cada persona que pasa por tu empresa acumula su conocimiento en repositorios accesibles, lógicos, claros, fácilmente explotables, el conocimiento será algo exponencial en tu empresa. Si por lo contrario, el conocimiento se queda en el repositorio local de cada uno y no se comparte y no pasa de uno a otro ni es accesible, tu empresa empieza de cero con cada nuevo empleado, repitiendo errores que fácilmente serían solucionables con la experiencia de otras personas.

Gestión de documentos = gestión del tiempo

Otro aspecto importante en la gestión de documentos es la cantidad de tiempo que se pierde en cada revisión de ficheros o localización de ficheros que tenemos que hacer. Si cada vez que tenemos que buscar una plantilla perdemos entre 10 o 15 minutos y existe riesgo de que esa versión no sea la correcta, la frustración y desanimo hace que abandonemos el concepto de gestión compartida. Cada uno se refugiará en su silo bajo la idea de que el repositorio común solo me hace perder el tiempo.

Gestión de documentos = Automatización y deslocalización

Los documentos más allá de ficheros estáticos o plantillas, los debemos hacer evolucionar hacía ficheros dinámicos deslocalizados. Cuando decimos dinámicos, nos referimos a documentos que incorporan datos desde fuentes externas que permiten ser actualizados en tiempo real. Cuando decimos dinámicos, también nos referimos a que los bloques de contenido sean dinámicos. Es decir, si tenemos bloques de información como empleados, experiencias, casos de éxito, esos bloques se nutren de tablas de información que editamos de forma centralizada para la empresa.

Gestión de documentos = centrados en la colaboración

La gestión de documentos es un proceso que ante todo debe estar centrado en la colaboración. Gestionar documentos de forma centralizada en repositorios locales no tienen ningún sentido. La interface por defecto debe ser la colaborativa. Es decir, debemos estar siempre en un entorno donde los documentos se compartan y permitan una edición en equipo. No se trata solo de compartir carpetas, se trata de compartir la estructura del documento, las partes del documento y las fuentes que nutren esas partes.

Con este esquema de trabajo, podemos optar a ser una empresa que estando centrada en los documentos, hacen de estos una herramienta operativa y util de trabajo.

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